Hoe bepaal je de prijs van een nieuwe dienst in je praktijk

Leg voor je tariefbespreking de eigen kosten, de agenda en het voorstel van de leverancier naast elkaar. Wij gebruiken hieronder een werkwijze om die gegevens te ordenen. Vul geen bedragen in op basis van een algemene verwachting en neem geen tarief over zonder je eigen posten te controleren. Bespreek fiscale en boekhoudkundige vragen met je eigen adviseur.

Wat er in de kostprijs zit

Begin met een lijst van de taken en middelen rondom een afspraak. Noteer welke gegevens je uit een factuur, een rooster of een eigen registratie haalt. Zet bij een ontbrekend bedrag welke informatie je nog opvraagt. Houd een schatting herkenbaar als schatting en laat haar niet zonder toelichting in dezelfde kolom staan als een bevestigde kostenpost.

• Materiaal: verzamel de kosten van de middelen die je volgens de instructies gebruikt.
• Tijd: neem ontvangst, voorgesprek, voorbereiding, begeleiding, afronding en administratie mee in je registratie.
• Overhead: bespreek met je adviseur welke vaste posten je aan deze service toerekent.
• Apparatuur: leg aanschaf, de gekozen betaalafspraken en onderhoud naast de boekhoudkundige verwerking.

Maak bij de tijdpost een onderscheid tussen aanwezigheid van de medewerker en het gereserveerde agendablok. Noteer wat je daadwerkelijk hebt vastgelegd en welke aanname je nog gebruikt. Controleer ook of dezelfde taak al elders in je berekening staat. Vraag je adviseur de indeling te beoordelen voordat je een totaal als basis voor je tarief gebruikt.

Vaste kosten omslaan per behandeluur

Kies met je adviseur een periode en een manier om vaste kosten toe te rekenen. Leg de gekozen urenbasis vast en schrijf erbij welke uren je meeneemt. Gebruik voor een terugblik de registratie van die periode. Houd een toekomstige planning afzonderlijk en benoem daarin de aannames die je wilt bespreken, zonder er een omzetverwachting van te maken.

Gebruik je een ruimte voor verschillende diensten, neem dan de agenda erbij. Vraag hoe je de gedeelde kosten in jouw berekening verdeelt. Controleer of je een post niet bij elke dienst volledig opnieuw meeneemt. Bewaar de verdeelsleutel en de toelichting van je adviseur bij het werkblad, zodat je die bij een wijziging opnieuw kunt bespreken.

Marge bepalen

Bespreek welke ruimte je boven de toegerekende kosten wilt opnemen en waarom. Schrijf de gekozen uitgangspunten naast het tarief. Gebruik geen algemeen richtbedrag uit dit artikel; wij geven dat hier niet. Controleer met je adviseur welke belastingen en andere posten in de gepresenteerde prijs moeten worden verwerkt voordat je een bedrag communiceert.

De eerste prijs is niet de definitieve prijs

Leg vast wie een tarief mag aanpassen en hoe die wijziging wordt voorbereid. Noteer de reden, de gebruikte gegevens en de datum waarop je het nieuwe aanbod wilt laten ingaan. Controleer vóór communicatie welke afspraken al met bezoekers zijn gemaakt. Laat vragen over die afspraken en voorwaarden bij de daarvoor verantwoordelijke partij beoordelen.

Bewaar elke gebruikte prijslijst met een versiedatum. Vraag je team welke versie op de website, aan de balie en in berichten wordt gebruikt. Werk die plekken volgens één afgesproken wijzigingsmoment bij. Houd een oude versie beschikbaar voor het beantwoorden van vragen over een eerdere afspraak, zonder haar opnieuw als actueel aanbod te verspreiden.

Pakketten of losse sessies

Beschrijf eerst wat je onder een losse sessie of een pakket wilt aanbieden. Leg daarnaast vast welke ruimte je in de agenda reserveert. Noteer welke voorwaarden je over geldigheid, verplaatsen en beëindigen wilt afspreken. Laat de voorwaarden beoordelen voordat je ze in een aanbod opneemt. Wij kiezen hier geen commerciële constructie voor jouw locatie.

Maak een aparte registratie voor vooruitbetaalde afspraken. Vraag je boekhouder hoe je ontvangen betalingen, uitgevoerde afspraken en eventuele correcties vastlegt. Gebruik de ontvangen betaling niet zonder beoordeling als getal voor een prestatie die al is geleverd. Bewaar de gekozen administratieve werkwijze bij de afspraken over je aanbod.

Spreek ook af wie een verzoek om wijziging behandelt. Vraag die persoon welke informatie nodig is om een bezoeker te antwoorden. Leg vast hoe je een beslissing registreert en hoe je het antwoord communiceert. Neem voor uitval aan je eigen kant een afzonderlijke contactroute op en laat de voorwaarden daarbij aansluiten.

Wat je niet moet beloven in je prijsuitleg

Wij leggen een tarief uit aan de hand van het aanbod en de afspraken. Wij gebruiken geen persoonlijke uitkomst om het bedrag te onderbouwen. Laat je team oefenen met een vraag over de prijs en laat het daarbij de actuele omschrijving gebruiken. Verwijs medische vragen naar een bevoegde zorgprofessional en contractvragen naar de aangewezen verantwoordelijke.

• Beschrijf welke onderdelen bij de afspraak horen en waar de voorwaarden staan.
• Neem geen resultaatpercentages of ervaringen van anderen als argument voor een aankoop op.
• Vraag om inhoudelijke controle voordat je een nieuwe uitleg over het aanbod publiceert.

Bewaar goedgekeurde prijstekst op een vindbare plek. Wijs aan wie wijzigingen verwerkt en wie de gebruikte versies controleert. Laat medewerkers een ontbrekend antwoord doorgeven in plaats van zelf een commerciële of medische toelichting te bedenken. Noteer de vraag en voeg het bevestigde antwoord pas toe nadat de verantwoordelijke het heeft beoordeeld.

Waar dit in de partnerroute thuishoort

Wij bespreken het aanbod in stap 2 van onze partnerroute. Neem je kostenindeling, de voorgenomen omschrijving en de open vragen mee naar dat gesprek. Laat in het voorstel vastleggen welke ondersteuning je afspreekt. Lees de partnerroute voor de volgorde en het routeoverzicht voor de vragen bij de aanschaf.

Een ontbrekend bedrag en een wijziging doorlopen

Markeer in je werkblad een post waarvoor nog geen bevestiging is ontvangen. Noteer wie het bedrag opvraagt en welke keuze je tot die tijd openlaat. Maak vervolgens een versie waarin je alleen die post aanpast zodra het antwoord binnen is. Laat je adviseur controleren welke gevolgen dat voor jouw berekening heeft, zonder zelf een verwachte opbrengst in te vullen.

Doe dezelfde voorbereiding voor een gewijzigd agendablok. Noteer welke registratie of afspraak aanleiding geeft tot de wijziging en welke kostenpost je opnieuw wilt bespreken. Bewaar de oorspronkelijke gegevens naast de aangepaste versie. Wij gebruiken deze controle om aannames zichtbaar te houden, niet om een financieel resultaat te voorspellen.

Bronnen

• Wij gebruiken voor deze organisatorische werkwijze geen externe richtlijn als onderbouwing. Vul de opdrachten in met je eigen documenten en bespreek open afspraken met de betreffende partij. Wij doen hier geen uitspraak over de inhoud of toepasselijkheid van een medische, juridische of financiële richtlijn.