Privacyverklaring

Wie wij zijn

Digital Sales Ascension LLP, handelend onder de naam Vellaris, is verantwoordelijk voor de gegevens die in deze verklaring staan. Wij zijn ingeschreven bij Companies House onder nummer OC452857. Ons adres is 27 Old Gloucester Street, London WC1N 3AX, Verenigd Koninkrijk.

Heb je een vraag over je gegevens of wil je een verzoek doen? Stuur dan een bericht naar rebien@vellaris.nl. Deze verklaring komt te staan op https://vellaris.nl/privacy.

Voor wie deze verklaring geldt

Deze verklaring geldt voor vellaris.nl, voor het partnerportaal en voor de manier waarop wij zakelijke contacten behandelen. Zij gaat over:

• eigenaren en beheerders van fysiotherapiepraktijken, studio's en salons die contact met ons opnemen of die wij benaderen;
• medewerkers van die bedrijven;
• partners en hun medewerkers die het partnerportaal gebruiken;
• consumenten die via onze site een kennismaking of een proefsessie bij een partnerlocatie aanvragen.

Welke gegevens wij verwerken en waarom

Bij ieder doel staat de grondslag. Onze software legt die bij een deel van de doelen zelf vast. Waar dat niet zo is, staat een open plaats voor de adviseur.

Aanvragen via de website

Vul je het zakelijke formulier in, dan leggen wij vast: bedrijfsnaam, website, je naam, je rol, je e-mailadres, je telefoonnummer en je vraag, plus je vinkje voor toestemming, het tijdstip en de herkomst van je bezoek. Wij gebruiken dit om te beoordelen of samenwerking past en om contact met je op te nemen.

Grondslag: wij baseren dit op de toestemming die je op het formulier geeft. Bij ieder contact leggen wij daarnaast apart vast waarop wij ons beroepen: nog te beoordelen, toestemming, gerechtvaardigd belang, bestaande klant of doorverwijzing. Voor het verder beoordelen en bewaren van je zakelijke aanvraag gebruiken wij gerechtvaardigd belang: passende zakelijke samenwerking onderzoeken en je aanvraag opvolgen. Je kunt op ieder moment bezwaar maken en aangeven dat je geen contact meer wilt.

Brochure en quiz

In de quiz vul je zelf in: je adres, je bereik in kilometers, je aantal klanten, je klanten boven de veertig, je beschikbare minuten, je teamgrootte, je huidige aanbod, het aantal pakketten en je ruimte. Je antwoorden blijven eerst in je eigen browser staan. Voor de gebiedscontrole sturen wij alleen postcode en huisnummer naar de kaartdienst van de overheid, zonder die op te slaan. Verstuur je de aanvraag, dan gaan je contactgegevens en een samenvatting via het zakelijke formulier naar ons systeem.

Voor een brochure vragen wij naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en toestemming. Dat formulier staat vandaag uit. Een nieuwe versie is in voorbereiding, met een apart vinkje voor aanbiedingen.

Grondslag: dezelfde toestemming als bij een aanvraag via de website.

Proefsessie-aanvragen voor een partnerlocatie

Vraag je via onze site een kennismaking of proefsessie bij een partnerlocatie aan, dan leggen wij vast: de gekozen locatie, je naam, je telefoonnummer, eventueel je e-mailadres, je gebied of postcode, je opmerking en de toestemmingstekst die je hebt gezien, met versienummer en tijdstip. Wij geven deze gegevens door aan de partnerlocatie, die zelf contact met je opneemt en vooraf bespreekt of de kennismaking passend is.

Grondslag: wij baseren dit op je toestemming. Het formulier verschijnt alleen als er een goedgekeurde toestemmingstekst met een versienummer klaarstaat, en je aanvraag wordt geweigerd als die toestemming of dat tijdstip ontbreekt.

Zakelijke benadering per e-mail en telefoon

Wij benaderen praktijken, studio's en salons ook zelf. Daarvoor leggen wij per bedrijf en per contactpersoon vast: bedrijfsnaam, website, naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, de bron, het moment waarop wij de gegevens zagen, een opmerking over die bron en je voorkeur voor contact. De bron kan zijn: een aanvraag bij ons, een doorverwijzing, een evenement, een openbaar zakelijk register, eigen onderzoek of een bestaande klantrelatie. Wij leggen ook onze aantekeningen, het stadium en de volgende stap vast.

Grondslag: bij deze contacten staat in ons systeem "gerechtvaardigd belang" en "toestemming niet vereist". Gerechtvaardigd belang, om relevante zakelijke contacten te leggen en te onderhouden. Dit geldt ook voor het inlezen van zakelijke contactlijsten en het bewaren van het bijbehorende e-mailverkeer. Wil je geen contact meer? Laat het weten per e-mail of tijdens het gesprek. Wij leggen je bezwaar vast en benaderen je niet meer.

E-mailverkeer

Antwoord je op een zakelijk bericht van ons, dan bewaren wij afzender, ontvanger, onderwerp, de tekst, het gesprekskenmerk, de tijdstippen en de afleverstatus. Wij lezen daarnaast onze eigen mailboxen op vellaris.nl mee in ons systeem, zodat een gesprek niet verloren gaat. Wij lezen daarbij alleen mee en versturen niets via die mailboxen.

Grondslag: zie de grondslag bij zakelijke benadering hierboven.

Telefoongesprekken en opnames

Bellen wij met je, dan leggen wij vast: het telefoonnummer, de richting van het gesprek, de medewerker, de tijden, de duur en de uitkomst. Gesprekken kunnen worden opgenomen voor notities en kwaliteit. Van een opname kan een uitwerking in tekst worden gemaakt, en van die tekst een korte samenvatting met de onderwerpen, de vragen en de afspraken.

Onze software speelt zelf geen aankondiging af aan het begin van het gesprek. Per telefoonverbinding staat alleen een instelling die zegt dat de medewerker de opname aankondigt. Staat die niet aan, dan blijft de toestemming in ons systeem op "onbekend" en maken wij geen uitwerking.

Grondslag: gerechtvaardigd belang, voor interne opvolging en coaching met opnames, uitwerkingen en samenvattingen. De medewerker kondigt de opname aan het begin van het gesprek aan.

Afspraken via Google Meet

Plannen wij een gesprek, dan leggen wij vast: het e-mailadres van de deelnemer, de medewerker die plant, de titel en omschrijving, de begin- en eindtijd, de tijdzone en de deelnamelink. Op onze publieke pagina's staat ook een link naar een afsprakenpagina. Volg je die, dan komt wat je daar invult bij die aanbieder terecht.

Grondslag: gerechtvaardigd belang, om een aangevraagd zakelijk gesprek te plannen en op te volgen. Je kunt bezwaar maken tegen verdere benadering. Voor afspraken binnen onze partnerovereenkomst is de grondslag uitvoering van de overeenkomst.

Partneraccounts en het partnerportaal

Word je partner, dan sturen wij een uitnodiging naar je e-mailadres. Wij leggen vast: het e-mailadres, de rol, de organisatie en de bestelling, de status van de uitnodiging en wie haar stuurde en accepteerde. Maak je een account, dan komen je wachtwoord, weergavenaam, rol en toegangsrechten erbij. Je wachtwoord is voor ons niet leesbaar.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Contract en ondertekening

Onderteken je de overeenkomst in het portaal, dan leggen wij vast: je getypte naam, je verklaring, je akkoord, je e-mailadres, je account, je IP-adres, gegevens over je browser, een versiekenmerk van de contracttekst en het tijdstip. Daarmee kunnen wij later aantonen welke tekst is ondertekend.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Betalingen en betaalbewijzen

Betaal je per bankoverschrijving, dan kun je in het portaal een betaalbewijs toevoegen. Wij leggen vast: het bedrag, de valuta, de datum van het afschrift, het kenmerk van de klant, het bestand met naam, soort en grootte, en wie het indiende en beoordeelde. Deze bestanden staan in een afgeschermde opslag. Bankoverschrijving is de enige betaalroute.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor het afhandelen van betalingen en betaalbewijzen. Voor facturering en boekhouding is de grondslag wettelijke verplichting.

Support en nazorg

Open je een supportzaak, dan leggen wij vast: de soort zaak, de urgentie, het onderwerp, je omschrijving, de bestelling, de status, de reactietermijn, de berichten in de tijdlijn en de bijlagen met naam, soort, grootte en indiener. Zet in je omschrijving en je bijlagen alleen de gegevens die nodig zijn: schrijf je over een eigen klant, dan komen ook diens gegevens bij ons terecht. In het portaal kan een link naar WhatsApp staan. Wij sturen de inhoud van je zaak niet naar WhatsApp.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

De Academy

Volg je de Academy in het portaal, dan leggen wij per les vast: je account, de les en de module, je status, waar je bent gebleven en de tijdstippen van starten en afronden. Je score op een kennischeck blijft in je eigen browser.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Herkomst van een aanvraag en wat er in je browser wordt opgeslagen

Bij een aanvraag leggen wij vast via welk formulier en welk kanaal je bij ons kwam: de campagnekenmerken in de link, de pagina waarop je binnenkwam, de vorige pagina en de tijdstippen van je eerste bezoek en je aanvraag. Zo weten wij welke route werkt. Wat wij daarvoor in je browser opslaan, staat onder cookies.

Grondslag: gerechtvaardigd belang voor het beoordelen van de herkomst van een zakelijke aanvraag en het verbeteren van onze zakelijke opvolging. Je kunt hier bezwaar tegen maken. Voor de geplande advertentiekenmerken en de Meta-pixel is de grondslag toestemming.

Met wie wij gegevens delen

Wij werken met een aantal leveranciers. Zij mogen je gegevens alleen gebruiken voor het werk dat zij voor ons doen.

Supabase

databank, inloggen en afgeschermde opslag van bestanden. in gebruik.

Cloudflare

hosting van de site en het portaal, ieder formulier loopt via hun netwerk. in gebruik.

Instantly

ontvangen van antwoorden op zakelijke e-mail en het inlezen van zakelijke lijsten, versturen alleen na vrijgave. in gebruik voor ontvangen en inlezen.

Resend

versturen van zakelijke en operationele e-mail. per bericht vrijgegeven.

Google Workspace

leest onze eigen zakelijke mailboxen mee in ons systeem, en maakt afspraken in de agenda en in Google Meet. ingericht, per onderdeel aan te zetten.

Aircall

onze telefonie: gesprekken, tijden en de koppeling naar een opname. klaar, staat achter een schakelaar.

Deepgram

zet een opname om in tekst. klaar, staat achter een schakelaar.

Anthropic

maakt een korte samenvatting van de uitgewerkte tekst. klaar, staat achter een schakelaar.

Calendly

de afsprakenpagina waarnaar wij linken. link op de site.

PDOK en CBS

postcode en huisnummer voor de gebiedscontrole, en openbare cijfers over een gemeente. in gebruik.

Vraag je een kennismaking bij een partnerlocatie aan, dan geven wij je gegevens door aan die locatie. Zij neemt zelf contact met je op en bepaalt zelf wat zij daarna met je gegevens doet.

Wij sturen je gegevens niet automatisch door naar advertentiepartijen of belbureaus. Dat staat ook bij ons zakelijke formulier. Verder verstrekken wij gegevens alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Vellaris zelf is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. Een deel van de leveranciers hierboven is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt gegevens daar. Daardoor kunnen je gegevens buiten de Europese Economische Ruimte komen.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Een paar termijnen staan vast in ons systeem:

• een uitnodiging voor een partneraccount verloopt automatisch;
• een betaalbewijs dat aan geen enkele betaling is gekoppeld, wordt binnen dertig minuten opgeruimd;
• een binnengekomen bericht dat wij niet konden verwerken, blijft dertig dagen in de wachtrij staan;
• de cookie voor de herkomst van je bezoek vervalt na negentig dagen;
• voor de opnamefunctie in de browser die in voorbereiding is, geldt een termijn van twaalf maanden.

Voor de telefoonroute die klaarstaat, is er een veld voor een bewaartermijn, maar daar staat nog geen termijn in. Wij hebben ook geen automatische opruimtaak voor de overige gegevens.

Cookies en vergelijkbare technieken

Dit staat vandaag in je browser:

• een cookie voor de herkomst van je eerste bezoek, met het kanaal, de campagnekenmerken in de link, de vorige pagina, de pagina waarop je binnenkwam en het tijdstip. Deze blijft negentig dagen staan en geldt voor de hele site;
• inlogcookies van onze databankleverancier, alleen als je inlogt op het portaal.
• twee korte cookies rond een partneruitnodiging: een op de activatiepagina die na dertig dagen vervalt, en een interne die na vijf minuten vervalt. Beide zijn niet leesbaar voor scripts in je browser;
• een concept van je quiz of locatieaanvraag in de plaatselijke opslag van je browser, tot je hem verstuurt of weggooit. Onze eigen interne schermen bewaren daar ook demo- en oefengegevens.

Op de site staat vandaag geen pixel of meetscript van een advertentiepartij of van een statistiekdienst. Gepland zijn: het vastleggen van advertentiekenmerken uit de link, zoals fbclid, gclid en msclkid, samen met de kenmerken _fbc en _fbp als die al in je browser staan, en daarnaast een Meta-pixel. Die laatste twee kenmerken zetten wij zelf niet.

Vandaag staat er geen cookiemelding op de site. Je wordt dus niet om toestemming gevraagd voor de cookies en de opslag die hierboven staan. Grondslag voor de geplande Meta-pixel en advertentiekenmerken: toestemming.

Je rechten en hoe je ze uitoefent

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren en te laten verwijderen. Je kunt bezwaar maken tegen onze benadering en je kunt je toestemming intrekken.

Wil je geen contact meer? Zeg het in een antwoord op onze e-mail of tegen de persoon die je belt. Wij leggen dat vast als "niet benaderen", "bezwaar gemaakt" of "uitgeschreven", en daarna stuurt ons systeem geen bericht meer naar dat adres. Meld je je af in een e-mailcampagne, dan zet ons systeem je automatisch op uitgeschreven. Bij "niet benaderen" sluiten wij ook de openstaande taken rond je bedrijf.

In ons systeem zit vandaag geen knop die je gegevens uitdraait of wist. Zo'n verzoek voeren wij met de hand uit. Stuur je verzoek naar rebien@vellaris.nl.

Klachten

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als ons werk of onze software verandert. Boven staat de datum van de versie die je leest. Van de toestemmingstekst bij de formulieren voor consumenten houden wij een versienummer bij, zodat wij weten welke tekst je hebt gezien.